A criação de um mapa de processo pode ser realizada de forma simples, utilizando papel ou um software de gestão de fluxos de trabalho e modelos. Os passos a seguir explicam como criar um mapa de processo do zero.
Passo 1: Identifique o processo a ser mapeado
Comece identificando o processo que necessita ser mapeado. Existe algum processo ineficiente que precisa ser otimizado? Um novo processo que deve ser comunicado de forma clara à equipe? Ou talvez um processo complexo que gere dúvidas frequentes entre os funcionários? Identifique e nomeie claramente o que precisa ser mapeado.
Passo 2: Liste as atividades envolvidas
Documente todas as tarefas necessárias para completar o processo. Nesta etapa, a ordem das atividades não é relevante. Faça uma lista abrangente de todas as atividades envolvidas, incluindo a pessoa responsável por cada uma.
É aconselhável colaborar com os membros da equipe e outras partes interessadas que participarão do processo, garantindo assim a inclusão precisa de todas as etapas necessárias e determinando o nível de detalhe requerido. Além disso, estabeleça claramente o início e o fim do processo, para compreender quais tarefas devem ser incluídas para alcançar o resultado desejado.
Passo 3: Organize a sequência de etapas
Com a lista de atividades pronta, organize as etapas na sequência correta até que o processo esteja totalmente representado, do início ao fim. Este é o momento adequado para revisar se algo foi omitido no passo anterior.
Passo 4: Desenhe um fluxograma utilizando os símbolos de mapeamento de processos
Escolha o formato apropriado para o mapeamento e desenhe o processo, representando as etapas com os símbolos padronizados de mapeamento de processos. Existem cerca de 30 símbolos comuns que podem ser utilizados para representar diferentes elementos de um processo.
Passo 5: Finalize e compartilhe o mapa do processo
Após concluir o desenho do mapa, revise-o com as partes interessadas envolvidas no processo para garantir que todos compreendam e concordem com a representação do processo. Certifique-se de que nenhuma etapa foi omitida e de que não existem redundâncias ou ambiguidades.
Passo 6: Analise o mapa para identificar áreas de melhoria
Uma vez assegurado de que o mapa descreve precisamente o fluxo de trabalho do processo, ele se tornará uma ferramenta valiosa para análise e identificação de áreas de melhoria. Utilizando o feedback da equipe, identifique gargalos e ineficiências no processo. Quais etapas podem ser eliminadas? Quais tarefas podem ser realizadas com mais eficiência?
Após identificar essas áreas de melhoria, trabalhe para corrigi-las e ajuste o mapa do processo para refletir as melhorias implementadas.
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